Hướng dẫn chi tiết về quy trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Chuyển đổi số là một hành trình không thể hoàn thành trong thời gian ngắn. Đây là quá trình thay đổi đòi hỏi sự tham gia của con người, quy trình và công nghệ. Để đạt được mục tiêu này, cần có sự lãnh đạo quyết đoán và sẵn sàng tái định hình cách thức hoạt động của tổ chức. Mục tiêu cuối cùng là triển khai các công nghệ số nhằm:

• Cải thiện kết quả cho khách hàng và sự tương tác với người ủng hộ
• Tăng cường khả năng ra quyết định
• Nâng cao hiệu quả và năng suất
• Thúc đẩy sự đổi mới

Hướng dẫn này không phải là một khuôn khổ toàn diện mà là một lộ trình chiến lược, nhấn mạnh một số yếu tố quan trọng liên quan đến hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận.

Đánh giá tình hình tổ chức

Mặc dù các tổ chức phi lợi nhuận không đặt mục tiêu lợi nhuận, họ vẫn cần tuân thủ một số tiêu chuẩn nhất định để đạt được thành công. Dù tồn tại dưới nhiều hình thức và quy mô khác nhau, các tổ chức này đều có một điểm chung: cần tìm ra những phương pháp hiệu quả hơn để cung cấp dịch vụ, cải thiện và thích ứng với các nhu cầu mới.

Hành trình chuyển đổi số nên bắt đầu từ chiến lược kinh doanh và định hướng tổ chức. Trước khi bắt đầu, tổ chức của bạn cần xác định rõ các mục tiêu chiến lược, giá trị cốt lõi, các thách thức chính trong quá trình chuyển đổi số, điểm yếu, vấn đề kinh doanh hiện tại, và cơ hội tăng trưởng tiềm năng.

Xem thêm: Top 10 Công Cụ Tạo Mockup Website Hiệu Quả Nhất (Phần 1)

Xem thêm: Top 10 Công Cụ Tạo Mockup Website Hiệu Quả Nhất (Phần 2)

Xem thêm: Mô hình 5 Forces là gì? Phân tích chi tiết 5 Lực Lượng Cạnh Tranh

Xem thêm: 6 Bước Để Xây Dựng Chiến Lược Thương Hiệu Thành Công Cho Doanh Nghiệp

Khởi đầu với câu hỏi “Tại sao”

Khi nghĩ đến việc chuyển đổi số trong tổ chức của mình, điều đầu tiên có thể nảy ra trong tâm trí bạn là việc mua sắm những công nghệ mới, như trang web, Office 365, CRM hoặc hệ thống tài chính. Để hiểu rõ hơn về chuyển đổi số, bạn nên bắt đầu với những câu hỏi "tại sao": Tại sao bạn cần công nghệ mới và mục tiêu của việc chuyển đổi số là gì?

Có một khuôn khổ gọi là Vòng tròn Vàng, do Simon Sinek, tác giả cuốn "Bắt đầu với Lý do Tại sao," đề xuất để hỗ trợ các tổ chức khởi động những sáng kiến như dự án, chương trình, sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Khuôn khổ này yêu cầu các tổ chức trả lời ba câu hỏi cho mỗi sáng kiến:

• Tại sao, hay mục đích
• Như thế nào, hay quy trình
• Cái gì, hay kết quả

Các nguyên tắc tương tự cũng có thể áp dụng cho chuyển đổi số. Nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc trả lời những câu hỏi này trước khi bắt đầu hành trình chuyển đổi số.

• Tại sao bạn cần chuyển đổi số?
• Chuyển đổi số được thực hiện như thế nào?
• Chuyển đổi số sẽ mang lại ý nghĩa gì cho tổ chức của bạn?

Bằng cách hiểu rõ lý do tại sao bạn cần chuyển đổi số, bạn có thể kết nối chiến lược kinh doanh với chiến lược chuyển đổi số trong tương lai.

Đánh giá năng lực kỹ thuật số hiện tại

Tiếp theo, bạn cần đánh giá năng lực kỹ thuật số hiện tại của tổ chức, bao gồm con người, quy trình và công nghệ nền tảng.

Khảo sát mức độ kỹ thuật số

1. Khảo sát chuyển đổi số của chúng tôi được thiết kế để đánh giá năng lực kỹ thuật số của tổ chức bạn thông qua 28 câu hỏi bao quát năm lĩnh vực công nghệ chính:

• Nền tảng công nghệ
• Hệ thống thông tin
• Tiếp thị kỹ thuật số
• Quản lý CNTT
• An ninh mạng

Sau khi hoàn thành khảo sát, năng lực kỹ thuật số của tổ chức sẽ được xếp hạng (cơ bản, trung cấp, hoặc nâng cao) cho từng lĩnh vực công nghệ. Điều này giúp tổ chức ưu tiên các lĩnh vực cần tập trung. Trong mỗi lĩnh vực, bạn có thể:

• Xem xét quy trình kinh doanh và xác định các điểm không hiệu quả
• Nhận diện các lỗ hổng công nghệ hoặc các khu vực mà hệ thống hiện tại chưa đáp ứng được
• Xác định các năng lực chức năng cần thiết để hỗ trợ hoặc cải thiện quy trình một cách hiệu quả

Ghi nhận tài sản công nghệ số

Việc đăng ký tài sản công nghệ kỹ thuật số giúp bạn theo dõi các tài sản hiện có, khả năng của chúng, thời gian bảo hành và khi nào cần thay thế. Điều này rất quan trọng cho bất kỳ kế hoạch hoặc ngân sách công nghệ kỹ thuật số nào mà bạn cần thực hiện.

Thu thập phản hồi từ nhân viên

Việc thu thập phản hồi từ nhân viên là một cách tốt để hiểu rõ hơn về những vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết. Bạn có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để thu thập phản hồi, như khảo sát hoặc tổ chức hội thảo.

Khảo sát nhân viên:

Bạn có thể tạo một khảo sát dễ dàng và miễn phí bằng các công cụ như SurveyMonkey hoặc Microsoft Forms. Các câu hỏi không cần quá phức tạp; chỉ cần cung cấp cho mọi người cơ hội để chia sẻ ý kiến về những gì có thể giúp họ làm việc hiệu quả hơn và thiết lập cơ sở để đo lường sự cải thiện trong tương lai.

Hội thảo:

Tổ chức các cuộc họp toàn thể hoặc chuỗi hội thảo có thể giúp giải quyết một số thách thức mà công nghệ kỹ thuật số có thể khắc phục. Nhân viên có thể chia sẻ các ý tưởng để giải quyết những vấn đề này và ưu tiên các lĩnh vực cần quan tâm. Họ cũng có thể bày tỏ những lo ngại về việc đầu tư vào chuyển đổi số, điều này giúp xây dựng sự đồng thuận và hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi.

Thu thập yêu cầu và lập bản đồ quy trình tổng thể

Tiếp theo, bạn có thể bắt đầu liệt kê các điểm khó khăn và những cải tiến tiềm năng, chẳng hạn như trong việc cung cấp dịch vụ, đào tạo và giáo dục, hoặc quản lý nguồn nhân lực. Sau đó, bạn có thể tiến hành lập bản đồ quy trình cấp cao. Một công cụ biểu đồ hữu ích để sử dụng là SIPOC, giúp minh họa mối quan hệ giữa nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng.

Cuối cùng, dựa trên mức độ phức tạp của quy trình (từ cơ bản đến nâng cao), tốt nhất là xác định các yêu cầu cấp cao như một cơ hội tiềm năng. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách bắt đầu thu thập những yêu cầu này.

Đạt được sự đồng thuận

Thành công của một dự án chuyển đổi số phụ thuộc rất nhiều vào văn hóa của tổ chức. Nếu đội ngũ lãnh đạo không ủng hộ hoặc không hiểu rõ quy trình, dự án có thể gặp rủi ro khi cần thay đổi nhưng những người thực hiện lại không có thẩm quyền hoặc sự hỗ trợ cần thiết.

Đây là một bước quan trọng để khởi động và vận hành dự án chuyển đổi số, đồng thời đảm bảo sự đầu tư cần thiết từ tổ chức. Dưới đây là một số bước cần cân nhắc để thu hút sự ủng hộ từ đội ngũ lãnh đạo:

• Xác định người ủng hộ mạnh mẽ nhất cho dự án hoặc sáng kiến trong đội ngũ lãnh đạo, người có thể đóng vai trò là người ảnh hưởng.
• Dự đoán các nguồn phản đối, xác định các mối quan tâm, động lực và đề ra chiến lược giảm thiểu.
• Bắt đầu với những lý do cốt lõi để tiến hành chuyển đổi số, liệt kê các vấn đề cần giải quyết và đối phó với chúng bằng các giải pháp và cơ hội.
• Trình bày ý tưởng dựa trên nghiên cứu và theo giá trị mang lại cho tổ chức.
• Làm rõ các trở ngại và thách thức tiềm ẩn.
• Giải thích vai trò của họ như là người ủng hộ trong hành trình chuyển đổi số, và cách họ có thể đóng góp giá trị.
• Đảm bảo cam kết của họ.

Bắt đầu cuộc trò chuyện bằng ngôn ngữ mà đội ngũ điều hành có thể hiểu và liên hệ. Bằng cách nắm bắt được những điểm đau và đam mê của họ, bạn có thể khởi đầu một cuộc đối thoại thu hút sự quan tâm và duy trì sự cam kết của họ.

Xác định các phương án hành động

Sau khi hoàn tất việc đánh giá năng lực, tổ chức cần lập danh sách các hành động nhằm thu hẹp khoảng cách về năng lực. Những hành động này cần cân nhắc đến sự thay đổi về con người, quy trình, và nền tảng/công nghệ.

Trong giai đoạn này, bạn nên xác định các năng lực tiềm năng trong tương lai. Chẳng hạn, đối với khả năng quản lý gây quỹ, một giải pháp về "con người" có thể là bổ nhiệm một nhân viên hỗ trợ gây quỹ chuyên trách; một giải pháp về "quy trình" có thể là cải tiến quy trình quyên góp để đáp ứng nhu cầu quản lý các cơ hội quyên góp trực tuyến; và một giải pháp về "nền tảng/công nghệ" có thể là triển khai hệ thống quản lý nhà tài trợ.

Lập kế hoạch và ưu tiên các sáng kiến

Khi bạn đã xác định được những thách thức chính và các khoảng trống, cũng như đề xuất các phương án hành động cần thiết, bạn có thể bắt đầu tiến hành. Hãy xem xét các hành động cần thiết và nhóm chúng lại thành các gói công việc liên quan. Đây chính là các sáng kiến, dự án hoặc chương trình của bạn, và cách gọi chúng sẽ phụ thuộc vào sở thích, phạm vi và độ phức tạp của từng phần.

Những sáng kiến này có thể bao gồm các thay đổi bên ngoài như cải tiến sản phẩm, dịch vụ, hoặc trải nghiệm khách hàng, hoặc các thay đổi nội bộ như nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ và tích hợp đám mây. Có thể cũng là sự kết hợp của cả hai hoặc chỉ là một thay đổi nhỏ. Dù thế nào, điều quan trọng là luôn ghi nhớ ba yếu tố cốt lõi trong bất kỳ quá trình chuyển đổi số nào: con người, quy trình, và nền tảng.

Mỗi sáng kiến kỹ thuật số sẽ có phạm vi, nguồn lực và lợi nhuận đầu tư khác nhau. Hãy ưu tiên các sáng kiến dựa trên tác động và nỗ lực ước tính của chúng. Bắt đầu với các dự án đơn giản, tập trung vào các tính năng thiết yếu để thử nghiệm tính khả thi của giải pháp kỹ thuật số của bạn.

Xây dựng lộ trình và kế hoạch cụ thể

Sau khi khám phá các tùy chọn, ưu tiên chúng và nhận được sự ủng hộ cần thiết, bạn cần xây dựng một kế hoạch chi tiết. Đây là giai đoạn xác định trình tự và lịch trình triển khai.

Việc đảm bảo rằng các sáng kiến được cung cấp đầy đủ tài nguyên là rất quan trọng. Bạn không thể giải quyết mọi việc cùng một lúc. Hãy tập hợp một nhóm có kỹ năng và tinh thần phù hợp để biến chiến lược của bạn thành hiện thực. Kế hoạch của bạn nên kết hợp lịch trình và thời gian thực tế cho từng sáng kiến, dựa trên các ưu tiên, thời gian cần thiết và nguồn lực có sẵn.

Nhiều dự án chuyển đổi số thất bại do ngân sách không đủ. Khi lập kế hoạch ngân sách, hãy dự đoán các khả năng chậm trễ và chuẩn bị cho tình huống khi công nghệ mới làm cho các khoản đầu tư hiện tại trở nên lỗi thời. Đảm bảo bạn nghiên cứu kỹ lưỡng về giá cả và đưa ra ước tính chi phí thực tế cho từng dự án trong lộ trình.

Tìm kiếm đối tác cùng đồng hành trong hành trình

Một trong những thách thức lớn nhất trong quá trình chuyển đổi số là thiếu chuyên môn nội bộ để triển khai các sáng kiến. Một cách hiệu quả để giảm bớt gánh nặng cho nhân viên nội bộ là sử dụng tài nguyên bên ngoài như tình nguyện viên, tư vấn viên hoặc nhà cung cấp dịch vụ.

Đối với các dự án công nghệ nhỏ, bạn có thể hợp tác với tình nguyện viên để hỗ trợ trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên, đối với các dự án lớn hơn, bạn nên làm việc với các tư vấn viên. Họ sẽ đồng hành cùng tổ chức trong suốt hành trình chuyển đổi số, cung cấp kinh nghiệm quý giá để đảm bảo các quyết định đúng đắn. Các đối tác này có thể gia tăng giá trị trong các lĩnh vực như chiến lược, dịch vụ, công nghệ, quản lý thay đổi và đào tạo.

Hãy tìm hiểu cách huy động sự hỗ trợ từ các đối tác bên ngoài và các bước cần thực hiện để nhận được mức hỗ trợ phù hợp. Xem xét việc đặt một phiên tư vấn miễn phí để thảo luận về hành trình chuyển đổi số của bạn.

Truyền thông và thu hút sự tham gia của các bên liên quan

Thông báo rõ ràng cho nhân viên về những gì đang diễn ra sẽ khuyến khích họ ủng hộ hành trình chuyển đổi số. Khi mọi người hiểu rõ về các thay đổi và lý do phía sau chúng, họ sẽ dễ dàng hỗ trợ hơn. Nếu giá trị của quá trình chuyển đổi không được truyền đạt một cách hiệu quả, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc thu hút sự ủng hộ từ nhân viên, điều này có thể gây cản trở trong các giai đoạn tiếp theo.

Trong kế hoạch giao tiếp và quản lý các bên liên quan, bạn cần xác định những thông điệp bạn muốn truyền đạt và đối tượng mà bạn muốn gửi gắm. Đó có thể là nhân viên nội bộ hoặc các nhóm bên ngoài như nhà tài trợ. Xác định kênh thông tin hiệu quả, tần suất phù hợp và cách sử dụng ngôn ngữ chính xác để đảm bảo thông tin được truyền tải một cách rõ ràng và hiệu quả.

Khởi động triển khai các sáng kiến

Sau khi xác định các mục tiêu, thách thức và năng lực kỹ thuật số hiện tại, xác định các sáng kiến và phát triển kế hoạch, hãy đánh giá kỹ lưỡng tính khả thi của nó. Xem xét liệu kế hoạch có thực tế không, và bạn có đang đặt ra mục tiêu quá tham vọng không. Đánh giá xem các lợi ích dự kiến có đủ để bù đắp chi phí và công sức bỏ ra hay không.

Khi bạn đã hài lòng với kế hoạch, tiến hành phê duyệt chính thức và bắt đầu thực hiện các sáng kiến. Đừng quên thử nghiệm các ý tưởng trong quá trình triển khai để đảm bảo tính khả thi. Đảm bảo rằng bạn đồng bộ hóa mọi yêu cầu với lịch trình phù hợp. Ví dụ, nếu năm tài chính của bạn là từ tháng 7 đến tháng 6, hãy hoàn thiện kế hoạch vào tháng 4 hoặc tháng 5 để đưa vào ngân sách năm tiếp theo.

Sau khi kế hoạch được phê duyệt, hãy duy trì sự cam kết và thường xuyên xem xét để đảm bảo mọi thứ đang tiến triển đúng hướng hoặc điều chỉnh khi cần thiết.

Cuối cùng, hãy tìm hiểu các lý do chính dẫn đến sự thất bại của các dự án chuyển đổi số và các yếu tố quan trọng quyết định sự thành công trong quá trình chuyển đổi số của bạn.

Không có một cấu trúc ‘hoàn hảo’ cho lộ trình chiến lược chuyển đổi số – vấn đề là chọn cấu trúc phù hợp với tổ chức của bạn.

Cảm ơn bạn đã tham khảo bài viết. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc chuyển đổi số, hãy liên hệ với Web Chất Lượng để được tư vấn chuyên sâu về chuyển đổi số doanh nghiệp.

Xem thêm: Những blogger thiết kế web tốt nhất để theo dõi và đọc

Xem thêm: Những Điều Cần Biết về Googlebot User Agent